METODE KUPERSATU (Metode Kunjungan dan Pertemuan Satu Waktu di RSJ Ghrasia)
Tahun 2020, RSJ Ghrasia belum memiliki alternatif lain untuk mengantisipasi pasien terlambat kontrol dan memperoleh obat. Dalam lingkup permasalahan tersebut, terdapat setidaknya tiga unit terkait yaitu unit penerbitan SEP, unit layanan terapi, unit layanan obat dan unit layanan jaminan kesehatan. Permasalahan yang belum menjadi isu bahasan menyebabkan koordinasi untuk mencari solusi diantara semua unit tersebut belum terlaksana. Demikian pula dengan alternatif solusi seperti perubahan pemberian jadwal pemberian terapi dan obat yang disesuaikan dengan waktu juga belum menjadi referensi bahasan.
Kajian penulis terhadap permasalahan menghasilkan ide sistem penjadwalan terstruktur yang didukung dengan teknologi yang akan memudahkan proses verifikasi dan menurunkan risiko human error sekaligus dapat mempercepat proses verifikasi. Ide selanjutnya adalah mengajukan usulan penambahan jumlah hari terapi bagi kasus-kasus pasien dengan waktu kontrol di saat libur pelayanan. Gagasan ini tentunya harus dilakukan dengan kerjasama kolaborasi antar unit terkait dalam tatanan sistem kerja yang terstruktur.
Ide gagasan penulis selanjutnya dituangkan dalam naskah dengan tematik Metode Kupersatu (Metode Kunjungan dan Pertemuan Satu Waktu). Tema ini mengandung makna tidak ada lagi ada kunjungan terlambat dan kunjungan berulang. Tema ini mengandung harapan pasien akan dapat memperoleh layanan tanpa harus menanggung risiko demikian pula bagi rumah sakit akan terhindar dari risiko yang sama. Pasien selanjutnya juga akan terhindar dari keterlambatan mengambil dan meminum obat.
Penulis menyadari bahwa untuk dapat menerapkan inovasi tersebut dibutuhkan proses dan waktu. Namun penulis meyakini bahwa inovasi tersebut adalah sebuah solusi penting baik untuk kemanfaatan pasien maupun rumah sakit sendiri. Untuk agar dapat terwujud penulis selanjutnya telah menyusun rangkaian tahapan implementasi yang diuraikan secara ringkas sebagai berikut :
Pengembangan Dukungan
Sebagai langkah awal penulis telah melakukan pendekatan dengan komunikasi dan konsultasi kepada pimpinan, kolega dan unit-unit lain untuk memperoleh dukungan bahwa gagasan dapat diterapkan serta akan memberikan keuntungan bagi rumah sakit dan pasien. Sebagai hasilnya direksi dan manajemen serta unit-unit sangat mendukung inisiasi tersebut.
Sistem Pengecekan Jadwal Kunjungan Kontrol
Gagasan diwujudkan dengan menyusun tatakelola Pengecekkan Jadwal Kunjungan Kontrol Klinik Jiwa. Alat bantu yang dipilih adalah Spreadsheet (Excell) mengingat aplikasi ini sudah umum digunakan dan oleh hampir semua petugas. Gagasan sederhana yang diterapkan adalah dengan menyusun template yang telah diotomatisasi untuk penghitungan yang dapat dioperasionalkan dan dikembangkan lebih lanjut. Dengan metode ini maka proses manual telah diubah menjadi elektronik, pengelolaan yang lebih terstruktur dan sistem perekaman data yang terjamin sehingga memudahkan pelacakan. Dalam satu kali proses pembuatan akan menghasilkan pengecekkan jadwal kontrol yang telah disesuaikan dengan ketentuan klaim JKN untuk 1 bulan bahkan 1 tahun. Tingkat kesalahan berkurang karena dengan aplikasi dan setiap pagi hanya perlu melihat data untuk dasar penerbitan SEP.
Kolaborasi Penjadwalan Khusus
- Penambahan Hari Terapi dan Obat : Gagasan yang diajukan adalah penambahan jumlah hari terapi dan obat berkaitan dengan kondisi kendala memenuhi jadwal kontrol dan resep obat di hari ke 30 hari. Gagasan telah dikomunikasikan kepada tim pemberi layanan terapi, tim penjaminan dan tim farmasi dan telah disetujui serta diputuskan. Perkembangan ini selanjutnya diadaptasikan dalam sistem verifikasi jadwal. Adaptasi ini dapat dengan mudah dilaksanakan karena sifat fleksibilitas yang tinggi. Jika terdapat instruksi penambahan jumlah hari terapi, evaluasi atau lainnya dari psikiater maka akan dilakukan update.
- Solusi Kasus Kunjungan <30 hari : Dalam kasus khusus seringkali ditemukan kondisi pasien yang merasa kurang cocok atau gejala medis tertentu pada saat minum obat sebelum masa 30 hari terjadi. Permasalahan ini telah memicu solusi dengan pemberian pelayanan menambah resep dengan jumlah 4-5 hari
- Reschedule Masa Libur Panjang : Dengan adanya sistem pengecekan jadwal maka dalam periode liburan panjang dapat dengan mudah segera dilakukan re-schedule kunjungan kontrol. Dalam hal ini telah disusun mekanisme dengan pengaturan jadwal ulang, menghubungi pasien atau penanggung jawab pasien untuk menginformasikan perubahan jadwal
- Cap Kontrol : Pengembangan lanjut adalah pemberlakuan Cap Kontrol yang digagas untuk lebih memberikan kepastian dan kemudahan dalam cek dan recheck. Metode Cap Kontrol ini dilakukan dengan memberikan tanda cap pada lembar rujukan pasien atau surat kontrol pasien cetakan pertama. Tanda cap berisi informasi verifikasi, tanggal kontrol, nomor surat kontrol online dari aplikasi Virtual Claim (VClaim) BPJS dan ditandatangan oleh DPJP. Penggunaan Cap Kontrol berhasil mengurangi cetakan kertas untuk surat kontrol pasien dan menghasilkan 1 lembar rujukan pasien dengan informasi yang lengkap bagi pasien dan petugas rumah sakit.
Digitalisasi Komunikasi dan Informasi
- Petugas pendaftaran dan penerbit SEP sebagai induk inovasi telah memperluas metode ke instalasi pelayanan rawat jalan dengan media print file, akses melalui google Drive jadwalkontrolrsjgrhasia@gmail.com.
- Komunikasi untuk pendampingan dan sekaligus sebagai kontrol serta pengembangan dilakukan dengan mengembangkan forum menggunakan media WAG (Whastapp Gorup). Forum ini juga berfungsi untuk sarana komunikasi informasi seperti dalam update hasil pemeriksaan klinik.
Metode Kupersatu mulai dilaksanakan di tahun 2021 dan saat ini telah masuk sebagai bagian sistem layanan RSJ Ghrasia. Inovasi Metode Kupersatu telah memberikan output berupa (1) Kemudahan verifikasi petugas di loket pendaftaran dan penerbit SEP BPJS dan unit-unit layanan terkait, (2) Klaim BPJS kunjungan kontrol pasien dapat terbayarkan, (3) Kemudahan petugas dan kecepatan proses layanan, dan (4) Memberikan kemudahan bagi petugas dalam menginformasikan kepada pasien dan Keluarga Pasien.
|
DAMPAK INOVASI |
2020 |
2022 |
|
Persentase Pasien tidak melakukan kontrol |
23% |
13% |
|
Jumlah pasien terkendala ketepatan waktu kontrol |
227 pasien |
0 pasien |
|
Kegagalan klaim bayar BPJS |
12% |
5% |
Jumlah pasien yang tidak melakukan kunjungan kontrol Bulan Januari-Maret tahun 2020 sebanyak 23% setelah dilaksanakan inovasi berhasil menurun menurun menjadi 13%. Jumlah pasien yang terkendala waktu kunjungan kontrolnya pada pelayanan bulan Desember tahun 2020 sejumlah 227 pasien berhasil diturunkan menjadi 0 kasus. Sebagai dampak lanjut, rumah sakit mendapatkan keuntungan dengan adanya penurunan angka kegagalan klaim BPJS dari 12% di tahun 2022 menjadi 5%.
Tantangan penerapan Metode Kupersatu disamping dinamika kondisi pengantar atau pasien sendiri adalah ketika ditemukan pasien dalam kondisi mengalami peningkatan gejala medis, merasa tidak cocok dengan resep yang sudah diberikan atau muncul keluhan dengan resep yang diberikan sehingga berkunjung sebelum 30 hari. Tantangan ini akan menjadi bagian dari proses pengembangan lanjut Metode Kupersatu.
Oleh : Ida Ayu Nur Faiza,A.Md
Editorial : Bidang SDK (Agus)
Daftar Pustaka
Prasetyo, Barkah, SE.Ak., Pengakuan Pendapatan di Rumah Sakit, diakses pada 23 Mei 2023 dari https://kanalpengetahuan.fk.ugm.ac.id/
Idris, F., 2014, Petunjuk Teknis Verifikasi Klaim, Jakarta: BPJS.
Kemenkes RI, 2018, Riset Kesehatan Dasar, Jakarta: Balitbangkes
Lifepal, 2023, Kesehatan dalam Penyelenggaraan Program Jaminan Kesehatan, diakses pada 23 Mei 2023 dari https://lifepal.co.id/media/bpjs-pbi/
RSJ Grhasia, 2023, Pelaporan RSJ Grhasia 2019-2023, Yogyakarta.
Kemenkes RI, 2023, Permenkes Nomor 3 Tahun 2023 tentang Standar Tarif Pelayanan