Arsip....Kenapa harus Dimusnahkan ????
Tiap menit, jam, hari, bulan dan tahun, pasti kita semua menciptakan produk arsip. Tidak terkecuali sebuah OPD seperti Dinas Kesehatan DIY. Arsip yang terus tercipta di Dinas Kesehatan DIY akan terus bertambah volumenya seiring dengan berbagai kegiatan yang terus dilakukan. Seiring dengan berjalannya kegiatan tersebut maka harus diimbangi dengan kegiatan penyusutan arsip. Pada saat arsip yang tercipta berkurang penggunaannya maka arsip tersebut menjadi Arsip Inaktif dan harus dipindahkan ke unit kearsipan dalam hal ini adalah Subbagian Umum. Arsip yang sudah dipindahkan akan dipelihara dan disimpan di Depo Arsip. Bila telah sampai waktunya dan habis masa retensinya maka Arsip Inaktif tersebut akan merelakan diri untuk di Musnahkan. Pemusnahan arsip merupakan rangkaian terakhir setelah tahapan pemindahan arsip dan penyerahan arsip.
Pemusnahan arsip bertujuan untuk mengurangi jumlah volume arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna. Selain itu juga untuk efisiensi sehingga memudahkan pencarian arsip yang dibutuhkan serta memberikan tempat bagi arsip yang baru. Pemusnahan Arsip juga dilakukan untuk menghindari terjadinya penumpukan di depo arsip.
Di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, terdapat beberapa tahap yang harus dilalui, seperti :
- Pemeriksaan, dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka waktu simpannya atau habis nilai gunanya.
- Pendaftaran, dimana arsip yang telah diperiksa atau dinilai sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya.
- Pembentukan Panitia Pemusnahan, pembentukan panitia pemusnahan ini ditetapkan oleh Kepala Dinas Kesehatan DIY yang terdiri dari pengelola arsip Diskes DIY, pihak pihak yang berkompeten yaitu Biro Hukum, Inspektorat dan DPAD.
- Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan, pelaksanaan pemusnahan arsip yang memiliki retensi di bawah 10 tahun harus ditetapkan dan mendapatkan persetujuan dari Gubernur DIY. Dan jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di atas 10 tahun maka harus mendapatkan persetujuan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) .
- Pembuatan Berita Acara, pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan Berita Acara, karena BA merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat penting.
Pada pasal 51 ayat 1 UU No. 43/2009, dinyatakan bahwa pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang: a) tidak memiliki nilai guna; b) telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; c) tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan d) tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
Tim Arsip Dinas Kesehatan DIY semangat teruuus...teruuus semangat.......